Si está confundido por la ley antispam de Canadá, no es el único. Esta guía fue escrita como una forma fácil de entender qué cambios (si los hay) necesita implementar para cumplir con esta nueva legislación. Se ha redactado de forma concisa, en un inglés sencillo, pero ofreciéndole todo lo que necesita para asegurarse de que sigue cumpliendo la normativa.

La CASL ha tardado casi una década en llegar a donde está hoy. Nunca se pensó en ahogar a las empresas en Canadá.

Esta legislación afecta a todos los aspectos de la comunicación digital, incluidas las redes sociales, el teléfono móvil y el correo electrónico, con un enfoque "tecnológicamente neutral". En esencia, la CASL es simplemente una forma de que los canadienses (y quienes comercializan en Canadá) promuevan el comercio electrónico y reduzcan la cantidad de spam, spyware/malware, phishing y robo de identidad.

¿Se aplica la CASL a mí?

Esta es la primera pregunta que debe responder usted mismo y la respuesta corta es:
La CASL se aplicará a cualquier persona en Canadá y a cualquiera que envíe mensajes electrónicos comerciales (CEM) a los canadienses.

Si tiene o gestiona un negocio en Canadá, o si tiene correos electrónicos en su lista que terminan en ".ca", es muy probable que la CASL se aplique a usted. Si posee u opera un negocio fuera de Canadá y los destinatarios de su lista NO están en Canadá, la CASL no se aplica. Sin embargo, debe seguir cumpliendo las normas y reglamentos del estado extranjero en el que vive.

Si no está seguro de que los destinatarios de su lista residen en Canadá, debe averiguarlo.

El país de origen de sus destinatarios es una información valiosa, y ahora podría ayudarle a asegurarse de que cumple con esta nueva ley. Si no la tienes, asegúrate de enviar una campaña para conseguirla. La geolocalización de la dirección IP es otra herramienta útil, pero no confíe sólo en ella, ya que no siempre es fiable, ya que la gente puede viajar a Canadá.

¿Qué es un "CEM"?

Según la definición de la CRTC*, un CEM es cualquier mensaje electrónico que "fomenta la participación en una actividad comercial", independientemente de que exista o no una expectativa de beneficio.

¿Cuáles son los requisitos de la CASL?

Consentimiento

Si envía mensajes comerciales electrónicos a cualquier persona en Canadá, debe asegurarse de que tiene el consentimiento para hacerlo (ya sea "expreso" o "implícito").

Identificación

El remitente debe estar claramente identificado e incluir una dirección postal válida, que debe ser válida durante un mínimo de 60 días después del envío del mensaje.

Cancelar la suscripción

Debe incluir un mecanismo de cancelación de la suscripción que permita al destinatario (sin coste alguno) darse de baja de la lista, y este mecanismo debe ser válido durante un mínimo de 60 días después del envío del mensaje. La solicitud de baja debe ser procesada sin demora y debe ser procesada en un plazo de 10 días hábiles. No se debe pedir al destinatario ninguna otra información que no sea su dirección de correo electrónico.

*Comisión Canadiense de Radiotelevisión y Telecomunicaciones

Consentimiento

¿Qué es el consentimiento "expreso"?

Para que se considere un consentimiento "expreso", la persona debe realizar una acción afirmativa para "optar" por su lista de forma voluntaria.

Debe preguntarse: ¿El destinatario ha dicho "Sí" a recibir mi CEM?

CONSENTIMIENTO = PERMISO

¿Qué es el consentimiento "implícito"?

El consentimiento "implícito" es cuando existe una relación, pero el destinatario se añade a su lista sin ninguna acción afirmativa.

Nota : Un mensaje enviado en busca de consentimiento (como un correo electrónico de confirmación) también se considera un CEM y, por lo tanto, debe cumplir con todos los requisitos de la CASL. La mayoría de los remitentes tendrán que obtener el consentimiento "implícito" (por ejemplo, al realizar una compra, en una feria comercial) antes de enviar el correo electrónico de confirmación.

¿Cómo puedo demostrar el consentimiento?

Ejemplo 1 - Consentimiento expreso

Alguien rellena un formulario en su sitio web con la intención de ser incluido en su lista. Se envía un correo electrónico de confirmación que requiere que el destinatario haga clic en un enlace para confirmar que desea ser incluido en la lista. Al hacer clic en el enlace, la fecha/hora y el sello de IP se registrande la siguiente manera

Nombre : Kevin Huxham
Email : kevin@mydummyaccount.com
SignupDateTime : 2013-04-21 21:16:58.090 EST
IP : 67.123.234.123
Host : mx3.mydummyaccount.com

Nota : La información anterior en negrita se registra por defecto para cada lista de opt-in confirmada con Cakemail y se puede proporcionar a petición.

El formulario también podría configurarse para pedir:

Dirección: 4020, St. Ambroise, #301
Ciudad: Montreal
Prov/Estado: Quebec
País: Canadá
Postal: H4C 2C7
Teléfono: 555-555-5555

Ejemplo 2 - Consentimiento expreso

Una persona te da su tarjeta de visita en una feria con la intención de que la incluyas en tu lista. El problema de esto es que tienes que poder demostrar que no la recogiste del suelo del baño de hombres. Lo ideal sería enviar un correo electrónico de confirmación en el evento (o poco después) solicitando la confirmación (donde se podría registrar la información anterior). El consentimiento "expreso" podría probarse si hicieras que el destinatario diera su consentimiento para ser incluido en tu lista en el reverso de la tarjeta. En ese caso, sería necesario que conservara la tarjeta como prueba.

Ejemplo 3 - Consentimiento expreso

Una persona le da su dirección de correo electrónico por teléfono con la intención de ser incluida en su lista. Se aplica el mismo proceso de envío de un correo electrónico de confirmación, pero el consentimiento "expreso" podría demostrarse SI se graba la conversación de cada destinatario.

Ejemplo 4 - Expreso/Implicado

El destinatario proporciona su dirección de correo electrónico al remitente en el momento de la compra en línea. Si esto va acompañado de una declaración clara que requiera una acción afirmativa (por ejemplo, haciendo que el destinatario marque una casilla vacía que diga "Sí, por favor, suscríbame para recibir su boletín de noticias") se consideraría un consentimiento "expreso" según la CASL. En caso contrario, entraría en la categoría de consentimiento "implícito" y daría al remitente un periodo de 24 meses para enviar CEMs y/o adquirir el consentimiento "expreso" siempre que conserve el registro de la compra y pueda demostrar que existe una relación comercial.

Nota : El consentimiento "expreso" no caduca nunca, salvo que el destinatario solicite su retirada.

Ejemplo 5 - Consentimiento implícito

Si alguien expresa su interés en su negocio como parte del proceso de ventas o introduce su dirección de correo electrónico en su sitio web para descargar material educativo (como este libro blanco), se le debe considerar "cliente potencial" y se le da el consentimiento "implícito" para enviar CEMs sólo durante un período de 6 meses.

Ejemplo 6 - Consentimiento implícito

El destinatario se añade automáticamente o se le pide que desmarque una casilla para excluirse durante el proceso de compra. Este método no se considera consentimiento "expreso" según la CASL y suele generar un gran volumen de correos electrónicos marcados como spam, lo que afecta negativamente a su reputación como remitente y, a su vez, a su entrega.

Ejemplo 7 - Afiliación desconocida de terceros

Las listas de afiliados son el resultado de que una empresa comparta una dirección de correo electrónico (o una lista de direcciones) con otra. Si una persona se inscribe para recibir correos electrónicos de la empresa A, sólo debería recibir correos electrónicos de la empresa A (a menos que se estipule por separado durante el proceso de inscripción). Si también recibe correos electrónicos de las empresas B, C y D, es más probable que se queje.

Según la CASL, la empresa A debe mostrar claramente al destinatario que se está inscribiendo en estas "listas de terceros desconocidos" y todas las partes son responsables de gestionar ese consentimiento. Si un destinatario ya no desea recibir correos electrónicos de la empresa B, es responsabilidad de la empresa A informar y retirar el consentimiento de la empresa C, D en un plazo de 10 días hábiles.

¿Qué debo hacer para cumplir con la CASL?

¿SE APLICA LA CASL A USTED?

• Auditoría de todas las comunicaciones en línea (boletines, transacciones, SMS/MMS, redes sociales): ¿están cubiertas por la CASL?
• ¿Se accede a los correos electrónicos que envía en Canadá?

CREAR EQUIPOS DE CUMPLIMIENTO Y PREPARACIÓN

• Aprenda todo lo que necesita saber sobre la CASL
• Crear educación y concienciación a nivel interno (desde el becario hasta el director general)
• Actualizar los documentos requeridos (política de privacidad, formularios de inscripción, condiciones)
• Garantizar la conformidad de los contratos y procesos actuales y futuros
• Crear una hoja de ruta e iniciar el proceso de actualización

EXAMINAR LOS NIVELES ACTUALES DE CONSENTIMIENTO

• ¿Tiene el consentimiento "expreso" o "implícito" para cada contacto?
• Carga de la prueba: asegúrate de que puedes demostrar el consentimiento
• Identificar las fuentes de entrada (puntos de venta, centro de llamadas, web social, eventos, inscripciones de terceros...)
• Utilizar el periodo de transición de 3 años para obtener el consentimiento "expreso" de todos los contactos

ANÁLISIS DE CONTENIDO

• Identificarse claramente con una dirección postal válida
• Proporcionar un mecanismo de cancelación de la suscripción en cada CEM

GESTIONA TU LISTA DE CONTACTOS

• Identificar las lagunas en los datos de la lista: Fecha de consentimiento, nivel de consentimiento, IP/host de origen, estado actual
• Crear una base de datos centralizada y mantener las cosas limpias
• Ser capaz de procesar y actuar sobre todas las solicitudes de cancelación de suscripción

RESPONSABILIDAD

• Revisar los contratos de la tercera parte
• Incorporar la responsabilidad indirecta en todos los contratos de los empleados, adoptar políticas de cumplimiento y sanciones para los empleados que no cumplan.
• ¿Debe contratar un seguro?
• Obtenga asesoramiento legal - Elija un abogado que respete y entienda la CASL

Sanciones y aplicación de la ley

La aplicación de la CASL es realizada principalmente por la Comisión Canadiense de Radio-Televisión y Telecomunicaciones (CRTC) y las sanciones correspondientes son las siguientes:

Nota: El 1 de julio de 2017 entró en vigor un derecho de acción privada que permite que cualquier persona presente una demanda colectiva contra los remitentes que no cumplen con la CASL.

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