Sería estupendo que la entrega del correo electrónico fuera instantánea. Pero no es así. A menudo, los correos electrónicos tienen que pasar por varios servidores antes de llegar a su destino final, y son varios los factores que provocan estos retrasos.

Este post explica por qué los correos masivos pueden retrasarse y cómo los desarrolladores de proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) pueden resolver estos problemas.

¿Cuál es la causa de los retrasos del remitente?

Cuando se envían correos electrónicos masivos, hay algunos culpables comunes que pueden ralentizar las cosas. Estas son algunas de las razones por las que tus correos pueden retrasarse:

1. Servidores de correo lentos o sobrecargados

Los servidores de correo pueden sobrecargarse debido al gran volumen, el filtrado de spam u otras tareas, lo que ralentiza el procesamiento y la entrega del correo electrónico. Equilibrar la carga -un proceso de gestión o distribución del tráfico entre varios servidores- y optimizar el rendimiento de los servidores puede ayudar a resolver este problema.

2. Aplazamientos basados en la reputación

A veces, los proveedores de buzones pulsan el botón de pausa en tus correos si tu IP tiene problemas de reputación, lo que puede ocurrir si envías demasiados correos a la vez. Pueden responder con errores 4xx como "tasa limitada". Tu sistema intentará enviar estos correos durante un máximo de 72 horas, pero si no lo consiguen, serán descartados. 

Supervisar y gestionar la reputación de la propiedad intelectual es crucial para minimizar los aplazamientos.

3. Límites de conexión y volumen

Los proveedores de correo y de servicios de Internet (ISP) tienen normas estrictas sobre el número de conexiones y mensajes que aceptan a la vez. Si se sobrepasan estos límites, los mensajes acaban en una cola a la espera de ser entregados. Si te mantienes dentro de estas normas y gestionas tus tasas de envío, evitarás que tus correos se queden en la cola.

4. Retrasos en el procesamiento previo al envío

Antes incluso de pulsar "enviar", puede haber problemas técnicos. Los segmentos complicados o las listas enormes pueden ralentizar las cosas. Además, si es la primera vez que envías una campaña, es posible que pase por comprobaciones adicionales para asegurarte de que todo es legítimo. Racionalizar estos procesos puede acelerar las cosas.

¿Cuáles son las causas de los retrasos por parte del receptor?

Una vez que los mensajes de correo electrónico salen por la puerta, pueden encontrarse con algunos obstáculos en su camino hacia la bandeja de entrada del destinatario. Veamos qué puede causar retrasos en la recepción:

1. Servidores de destinatarios lentos o sobrecargados

Al igual que sus servidores, los que están en el extremo receptor pueden atascarse por el exceso de correo entrante. Cuando esto ocurre, tus correos pueden retrasarse. Saber esto puede ayudarte a establecer las expectativas correctas con tus clientes o usuarios.

2. Buzón completo

Si el buzón de un destinatario está lleno, tu correo electrónico no llegará hasta que haya algo de espacio. Esto puede ser más común durante las temporadas de vacaciones, cuando la gente no revisa sus bandejas de entrada con tanta frecuencia. Unas buenas prácticas de gestión de rebotes pueden ayudarle a limpiar estas direcciones y mantener sus correos electrónicos en movimiento.

3. Programas de detección de antivirus/spam

Estos programas analizan los correos electrónicos entrantes en busca de posibles amenazas, lo que puede ralentizar las cosas, sobre todo si sus correos tienen archivos adjuntos de gran tamaño. Asegúrate de que tus correos electrónicos pueden pasar fácilmente a través de estos filtros para reducir los retrasos.

4. Ciclos de envío/recepción

Algunos proveedores de correo electrónico sólo envían y reciben mensajes a determinados intervalos, desde unos segundos hasta 15 minutos. Esto también puede provocar retrasos en el envío de correo masivo, por lo que conviene informar a los usuarios.

Resolución de problemas de aplazamientos basados en la reputación

Si sus correos electrónicos se retrasan debido a problemas de reputación, es importante indagar en los detalles e identificar qué está fallando. A continuación te explicamos cómo solucionar el problema y volver a poner en marcha tus correos electrónicos.

Identificar el problema

Los correos electrónicos pueden retrasarse si la dirección IP o el dominio del remitente tienen una reputación dudosa. Esto puede ocurrir si utilizas una IP nueva sin historial o si tus métricas no son muy buenas.

Recopilación de datos

Echa un vistazo a los registros del Protocolo Simple de Transferencia de Correo (SMTP) para ver qué está pasando. Estos registros pueden indicarte por qué se aplazan los correos electrónicos, incluidos los códigos de rebote y la información sobre las IP y los dominios implicados.

Preguntas clave

• ¿Se aplazan todos los correos electrónicos o sólo algunos?
• ¿El retraso se produce todo el tiempo o sólo ocasionalmente?
• ¿Está utilizando una nueva dirección IP o dominio? 
• ¿El problema se produce con un dominio o proveedor específico?

Pasos para solucionar los aplazamientos

• Caliente nuevas direcciones IP o dominios: Comience enviando un pequeño número de correos electrónicos y aumente gradualmente el volumen para crearse una reputación positiva.
• Siga las mejores prácticas: Mantenga sus listas limpias y siga las directrices proporcionadas por los proveedores de buzones de correo.
• Analice los datos: Vigile las tasas de reclamaciones, los picos de volumen y las métricas de compromiso para detectar cualquier patrón. Limpie periódicamente sus listas de personas que nunca abren o hacen clic.

Un ejemplo real

Imagine que su ESP lleva años funcionando como un reloj, pero de repente los clientes se quejan de retrasos. Algunos correos electrónicos aparecen al instante, mientras que otros tardan horas. Esta incoherencia podría ser un signo de que los servidores de correo de los destinatarios están estrangulando sus direcciones IP o de que algo más está ralentizando las cosas.

Posibles soluciones

• Notificaciones de reintento: Configura tu sistema para que envíe alertas si hay que reintentar un correo electrónico.
• Gestión del búfer: Comprenda que los servidores de los destinatarios pueden retener los correos electrónicos durante un tiempo antes de entregarlos.
• Limitación: Comprueba si tus IPs están siendo estranguladas por los servidores de los destinatarios.

Si el problema persiste, puede que sea el momento de abrir un caso de soporte con tu proveedor. Asegúrate de incluir registros detallados, como las direcciones de correo electrónico de origen y destino, las marcas de tiempo y los ID de los mensajes, para ayudarles a localizar el problema.

Comprender los entresijos de los retrasos en el envío de correo masivo -desde la sobrecarga del servidor de correo electrónico hasta los problemas de reputación y los cuellos de botella en los servidores de recepción- es clave para los desarrolladores de ESP. Si sigues las prácticas recomendadas y colaboras estrechamente con los proveedores de bandeja de entrada, podrás mejorar la entregabilidad del correo masivo y mantener tus comunicaciones en perfecto estado.

También puede ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento si tiene alguna pregunta o necesita que alguien le guíe a través de esta información.

‍